Una convocatoria es un anuncio público que hace una empresa, persona o entidad determinada con el fin que los interesados puedan acudir o inscribirse a una actividad. Quienes hacen una convocatoria son los encargados de comunicar de manera efectiva toda la información necesaria para que los convocados puedan cumplir con los requisitos estipulados.
Este hecho hace que sea de vital importancia que se tomen en cuenta ciertos parámetros al momento de realizar una convocatoria. Si estás pensando en realizar una convocatoria pon en práctica las recomendaciones que tenemos para ti a continuación.
Pasos a seguir para realizar una convocatoria
¿Deseas realizar una convocatoria? Ten en cuenta las siguientes etapas:
1. Determinar el tipo de convocatoria que se desea realizar
Saber qué tipo de convocatoria realizarás puede ser determinante a la hora de establecer los siguientes pasos. Entre las más comunes se encuentran:
- General: este tipo de convocatoria, si bien puede estar dirigida a un público determinado, las restricciones suelen ser pocas. De esta manera serán más los convocados.
- Anticipada: en algunos casos es posible que se requiera adelantar la fecha de inicio de una convocatoria ya pautada; en ese caso se hará una segunda convocatoria a la que le conoce como anticipada debido a su naturaleza.
- Extraordinaria: por lo general, este tipo de convocatoria se hace en casos de emergencia. Por ejemplo, cuando una empresa requiere que su directiva tome una decisión importante.
- Nacional: como su nombre lo indica permite que todo el país pueda tener acceso al evento. Un ejemplo claro sería las elecciones presidenciales de una nación.
- Internacional: este tipo de convocatoria va dirigida a personas de distintas nacionalidades, por lo tanto, los requisitos pueden variar de un convocado a otro.
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Cuando definas el tipo de convocatoria puedes analizar los medios más adecuados para su difusión; además, este aspecto te permitirá determinar la cantidad y el perfil del público al quieres llegar.
A la hora de redactar debes ser directo y específico, el lenguaje utilizado debe ser sencillo pero formal, amigable y comprensible para el lector.
2. Determinar los elementos que deben formar parte de la convocatoria
- Marca o logotipo de la entidad que emite la convocatoria
Este elemento permitirá a los convocados o interesados comprobar la veracidad de la convocatoria. Esta credibilidad es un factor determinante para el éxito de la misma.
- Motivo específico de la convocatoria.
Explicar de manera sencilla y clara el propósito que se tiene al convocar a una persona o grupo de persona es un paso fundamental; permite a los interesados tener la información pertinente para determinar si debe o no asistir al llamado.
- Requisitos que deben cumplir quienes desean participar, entre ellos las limitaciones que pueden existir.
Cuando los convocados saben exactamente los requisitos con los que deben cumplir, puede hacer que la afluencia sea mayor que cuando se pasa por alto esta información.
- Fecha, lugar y hora.
Con este elemento se pretende que los convocados puedan completar los requisitos necesarios a tiempo para asistir a la convocatoria.
- Nombre y firma de la persona responsable del evento.
Al igual que el logotipo, la firma aporta credibilidad cuando la convocatoria se realiza de manera personal.
- Si se utilizan medios tecnológicos para la propagación de la misma incluir el link para que sea de fácil acceso.
Utilizar los avances tecnológicos representa muchos beneficios. A través de una plataforma digital se puede ampliar la información de la convocatoria, realizar registros y recaudar los documentos y requisitos pertinentes.
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3. Estructuración de una convocatoria:
Debes tener en cuenta que a la hora de invitar a las personas a participar de algún evento es imprescindible un hilo coherente en la convocatoria, que resulte armonioso y atractivo al público. Por esta razón la convocatoria de contar con:
- Inicio
Si la convocatoria proviene de una empresa o entidad pública, debe contar con el membrete que identifique claramente dicha entidad. Mientras que, si es personal o una entidad que no cuente con estos parámetros se debe agregar los datos personales de quien está haciendo esta convocatoria.
- Cuerpo
Plantear el tema específico del evento, se podría incluso mencionar los puntos a tratar durante el mismo. Además, se debe incluir información que permita determinar quienes pueden atender a la convocatoria.
- Final
En esta sección debe plasmarse la dirección exacta, la fecha y la hora; en caso de ser conveniente o las autoridades lo exigen, se debe incluir la firma o sello, esto dará mayor credibilidad a la convocatoria.
Errores que le restan valor a una convocatoria
Si deseas que tu convocatoria tenga éxito, lo mejor será evitar algunos errores; algunos de los más comunes son:
· Exceso de información.
Al realizar un anuncio para una convocatoria lo mejor es que este no esté demasiado cargado ya que pueda desviar la atención de lo más importante. Lo mejor será incluir los aspectos más relevantes de forma resumida e incluir dónde se puede ampliar la información.
· Publicidad engañosa.
Prometer actividades, formación o expectativas que no se pueden cumplir a través de la convocatoria le restarán credibilidad; por lo tanto, es probable que la asistencia de convocados sea menor a la planeada.
· Posponer la fecha o cambiar el lugar de encuentro.
Lo mejor será cumplir puntualmente con los plazos planteados en el anuncio y, en caso de ser necesario, comunicar el aplazamiento con suficiente tiempo de antelación. Además, sería bueno incluir información de la o las causas, de manera que los convocados no pierdan confianza.
· Omitir el número telefónico o correo electrónico.
Con el fin de que los interesados puedan ampliar la información referente a la convocatoria, se debe incluir un medio de comunicación efectivo.
Tipos de convocatoria más comunes:
- Convocatoria de empleo
Con este tipo de convocatoria se ofrece un puesto o una vacante, a personas con cierta habilidad o profesión. Para que sea efectiva es fundamental especificar detalles del puesto (horarios, Beneficios, salario ofrecido, tiempo del periodo de prueba y tipo de contrato).
También resulta útil destacar cuales son los requisitos (documentos, habilidades, fecha de inicio del empleo), lugar específico y fechas para la entrevista.
· Convocatoria de concurso
Al invitar a determinadas personas para participar de una competición se debe describir de forma sencilla el tipo de concurso, las reglas que lo rigen y el premio ofrecido (si es el caso).
También es muy importante anunciar claramente la duración o etapas del evento, así como la fecha, lugar y hora de inicio.
· Convocatoria deportiva:
Cuando se realiza una convocatoria deportiva debe incluirse información básica y fundamental de la categoría o disciplina a la que se convoca; los requisitos para quienes desean participar, inscripciones y costos en caso de que aplique.
También resultará beneficioso incluir un breve resumen del reglamento, incluyendo penalizaciones por incumplimiento, los tipos de premios, entre otros.
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